Kilometerregistratie voor zzp'ers: zo haal je er het meeste uit

Heb je als zzp'er een kilometerregistratie nodig?

Er is geen wet die élke ondernemer verplicht om kilometers te loggen. Toch kom je er als zzp'er zelden onderuit, omdat je een fiscaal voordeel moet kunnen onderbouwen. De registratie is je bewijs.

Voor een zzp'er spelen vooral twee situaties — en ze vragen allebei om een overzicht:

• Je rijdt zakelijk met je privéauto. Dan trek je € 0,25 per zakelijke kilometer van je winst af. De registratie onderbouwt die kilometers.
• Je hebt een auto van de zaak (op de balans). Dan voorkom je bijtelling alleen met een sluitende registratie die aantoont dat je onder de 500 privékilometers blijft.

Welke situatie op jou van toepassing is, hangt af van een keuze die je als ondernemer maakt: staat de auto op de zaak, of rijd je zakelijk met je privéauto? Hieronder werk ik beide uit, zodat je ziet welke het voordeligst is.

Privéauto: € 0,25 per zakelijke kilometer aftrekken

Rijd je je zakelijke ritten met je eigen privéauto, dan hoort de auto niet bij je onderneming. Je trekt dan een vast bedrag per zakelijke kilometer af: in 2026 € 0,25 (in 2025 was dat € 0,23).

Dat bedrag is all-in: brandstof, verzekering, onderhoud, afschrijving en parkeren zitten er al in. Je telt die kosten dus niet apart op — je telt alleen je zakelijke kilometers, en die onderbouw je met je registratie. Woon-werkverkeer telt daarbij voor de inkomstenbelasting als zakelijk.

Rijd je 20.000 zakelijke kilometers, dan is dat € 5.000 aftrek van je winst. Precies daarom telt je registratie: zonder onderbouwing kan de Belastingdienst die aftrek schrappen.

Auto van de zaak: bijtelling en de 500-km-grens

Staat de auto wél op de zaak (ondernemingsvermogen), dan trek je de werkelijke autokosten af, maar krijg je te maken met bijtelling voor privégebruik. Rijd je op jaarbasis meer dan 500 kilometer privé, dan telt een percentage van de cataloguswaarde bij je winst op.

Blijf je onder die 500 privékilometers, dan vervalt de bijtelling — maar je moet dat wél aantonen met een sluitende rittenregistratie. En hier zit een belangrijk verschil met werknemers:

Als zzp'er of eenmanszaak kun je geen Verklaring geen privégebruik auto aanvragen — die bestaat alleen voor werknemers met een auto van hun werkgever. Jij onderbouwt de maximaal 500 privékilometers dus puur met je eigen registratie. Daarom is een gatenvrij overzicht voor een ondernemer met een auto van de zaak extra belangrijk.

Privéauto of auto van de zaak? De afweging

Welke vorm voordeliger is, hangt af van hoeveel je rijdt, hoe duur de auto is en hoeveel je privé rijdt. Dit is het verschil op hoofdlijnen:

Vuistregel: rijd je relatief veel zakelijke kilometers met een auto die je toch al privé hebt, dan is de € 0,25-aftrek vaak simpel en voordelig. Overweeg je een nieuwe auto puur zakelijk, kijk dan ook naar auto leasen als zzp'er en de verschillende zakelijke leasevormen.

Wat eist de Belastingdienst van je registratie?

Een sluitende rittenregistratie bevat per rit een vaste set gegevens, zonder gaten tussen de ritten. De Belastingdienst benoemt die gegevens letterlijk:

De kern: de eindstand van je vorige rit is de beginstand van de volgende. Zitten er onverklaarde kilometers tussen, dan ontbreekt er een rit — en dat valt bij een controle meteen op. Meer over de regels en hoe je het waterdicht doet, lees je bij kilometerregistratie bijhouden.

Wat als je géén kilometerregistratie bijhoudt?

Niet bijhouden mag — maar het kost je bijna altijd geld. De gevolgen verschillen per situatie:

• Privéauto: zonder onderbouwing van je zakelijke kilometers vervalt de aftrek van € 0,25 per kilometer. Bij 10.000 zakelijke kilometers laat je zo € 2.500 aftrek liggen.
• Auto van de zaak: kun je niet aantonen dat je onder de 500 privékilometers blijft, dan betaal je bijtelling over het hele jaar — vaak duizenden euro's aan extra belasting.

Er bestaat geen vrijstelling die je dat voordeel zonder bewijs geeft. Het is dus zelden slim om de registratie over te slaan; de uren die je erin stopt (of de euro's voor een app) verdien je bijna altijd terug.

Voorbeeld: kilometerregistratie in Excel (zzp)

Wil je het zelf in Excel bijhouden? Maak dan één rij per rit met deze kolommen. Zo ziet een paar dagen van een zzp'er met een privéauto eruit:

Let op hoe de eindstand van elke rit gelijk is aan de beginstand van de volgende — zo loopt je teller door en blijft het overzicht sluitend. Het grootste risico van Excel is dat je een drukke week overslaat en zo een gat creëert.

En de btw?

Ben je btw-ondernemer en gebruik je de auto ook privé, dan verreken je aan het einde van het jaar de btw op het privégebruik. Voor de btw geldt woon-werkverkeer als privé — anders dan voor de inkomstenbelasting.

Je kunt daarvoor je werkelijke verhouding zakelijk/privé gebruiken, en díé verhouding haal je het makkelijkst uit een sluitende kilometerregistratie. Houd je niets bij, dan val je terug op een vast forfait. Eén goed overzicht bedient dus zowel je inkomstenbelasting als je btw-aangifte.

Automatisch bijhouden met een app (de makkelijke manier voor zzp'ers)

Als zzp'er staat of valt je aftrek — of je 500-km-grens — met de volledigheid van je overzicht, en juist daar knelt handmatig bijhouden: één vergeten rit en je logboek is niet meer sluitend. Een app met automatische ritdetectie neemt dat werk uit handen: je telefoon legt elke rit vast zonder dat je eraan hoeft te denken, en achteraf label je zakelijk of privé met één tik.

Welke app het beste bij je past, lees je in onze gids kilometerregistratie app kiezen. Onze eigen aanbeveling is ELTI, onze Nederlandse/Belgische kilometerregistratie app voor de iPhone.

Eerlijk erbij: ELTI is geen belastingdienst-gecertificeerd systeem en draagt niet het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Het legt de door de Belastingdienst gevraagde gegevens vast, maar jij blijft zelf verantwoordelijk voor een kloppende, sluitende administratie.

Pers & media: deze schermafbeeldingen van ELTI mogen vrij worden gebruikt bij redactionele berichtgeving over de app, met bronvermelding “ELTI (Toss it Online)”.

Bronnen

De fiscale cijfers en regels in dit artikel komen uit primaire bronnen. Controleer altijd de actuele regels, want bedragen en voorwaarden kunnen wijzigen.

• Belastingdienst — Zakelijk gebruik privévervoermiddel 2026 (€ 0,25 per km).
• Belastingdienst — Rittenregistratie (verplichte gegevens).
• Belastingdienst — Privégebruik auto (500-km-grens, woon-werk).
• Belastingdienst — Hoelang moet u gegevens bewaren? (7 jaar).